jeudi 18 juillet 2019
Notes de frais : qu'est-ce qui a changé en 2019 ?
Avec la loi de financement de la Sécurité sociale 2019, les pouvoirs publics vont obliger les entreprises à conserver les documents relatifs aux frais, notamment en cas de contrôle, pour une durée de 6 ans minimum (à compter de la date du justificatif). Mais cette loi prévoit également une avancée en terme pratique : ces justificatifs pourront être conservés numériquement...
Depuis le 23 mai dernier, l'article A. 102 B-2 stipule que les reproductions doivent être faites à l'identique, notamment grâce à un logiciel de numérisation précis. Tous dispositifs de traitement de l'image est totalement interdit.
Comment archiver ces justificatifs ?
Les différents documents doivent être archivés soit par la personne, ou par une autre personne directement mandatée, dans les deux cas des contrôles internes doivent être effectués afin de vérifier non seulement la lisibilité des copies, mais aussi que le document soit bien intégralement numérisé. Un seul format pour ces numérisations : le format PDF. Chaque fichier doit être également horodaté.
Quel risque en cas de mauvaise numérisation ?
En cas de numérisation non conforme, le justificatif ne sera pas valide. Dans ce cas précis, il faudra présenter l'original papier. En l'absence de l'original et en cas de contrôle Urssaf, le justificatif sera donc non-valide, ce qui obligera le contrôleur a déclarer une absence de document, ce qui pourra impliquer par la suite un redressement. Nous vous recommandons donc de continuer à garder les justificatifs papiers pour être sûr de ne pas vous retrouver dans une situation ambiguë. À noter : tous les justificatifs papiers datant d'avant juillet 2019 devront aussi être conservés.
Le détail de l'article A. 102 B-2 en cliquant juste ici.